Pflegedienst gegründet? Ihr Personal-Fahrplan für 90 Tage

Sie haben die Zulassung nach § 72 SGB XI in der Tasche, der Versorgungsvertrag steht, die ersten Klientinnen und Klienten sind versorgt. Und dann kommt der Moment, der in keinem Gründungsratgeber richtig vorkommt: Die erste Pflegekraft soll unterschreiben. Von jetzt an sind Sie nicht mehr nur Geschäftsführung und examinierte Fachkraft, sondern auch die Personalabteilung Ihres Betriebs. Ohne HR-Erfahrung, meist ohne eigenes Backoffice, oft neben der Tour.

Die gute Nachricht: Die HR-Pflichten der ersten Wochen sind endlich, benennbar und abarbeitbar. Dieser Fahrplan führt Sie in drei Etappen durch die ersten 90 Tage — von der Einstellung über die Meldepflichten bis zur sauberen Personalakte. Er ersetzt im Zweifel keine individuelle Rechts- oder Steuerberatung, aber er sorgt dafür, dass Sie die richtigen Fragen zur richtigen Zeit stellen.

Tag 1–30: Bevor die erste Kraft unterschreibt

Bevor Sie über Verträge reden, brauchen Sie zwei Zugänge, ohne die keine Einstellung sauber läuft. Beides sollten Sie schon in der Vorbereitung erledigen, nicht erst am Tag der Einstellung.

• Betriebsnummer bei der Bundesagentur für Arbeit beantragen (online über den Betriebsnummern-Service). Ohne sie können Sie niemanden zur Sozialversicherung anmelden.
• Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft klären. Für ambulante Pflegedienste ist die BGW (Berufsgenossenschaft für Gesundheitsdienst und Wohlfahrtspflege) zuständig. Die Anmeldung muss innerhalb einer Woche nach Betriebseröffnung erfolgen — unabhängig davon, ob Sie schon Personal haben.
• Lohnabrechnung organisieren. Klären Sie früh mit Ihrem Steuerberater, ob er die Lohnabrechnung übernimmt oder ob Sie sie mit einer Software selbst vorbereiten. Davon hängt ab, welche Daten Sie in welchem Format erfassen müssen.

Der zentrale Baustein dieser ersten Etappe ist der Arbeitsvertrag. Für Pflegekräfte gehören mindestens hinein:

• Vertragsparteien, Tätigkeit und Einsatzort (bei ambulanter Pflege sinnvollerweise mit Tätigkeitsbeschreibung und Einsatzgebiet statt starrer Adresse).
• Beginn des Arbeitsverhältnisses und — falls gewollt — eine Befristung mit Grund oder als sachgrundlose Befristung (dazu unten mehr).
• Probezeit: bei unbefristeten Verträgen üblich sind sechs Monate mit verkürzter Kündigungsfrist von zwei Wochen. Bei befristeten Verträgen muss die Probezeitdauer seit der jüngeren Rechtsprechung in einem angemessenen Verhältnis zur Vertragslaufzeit stehen.
• Arbeitszeit: wöchentliche Stunden, Umgang mit Teilzeit, Rufbereitschaft und Wochenend-/Feiertagsdiensten. Vorsicht bei „Arbeit auf Abruf”: Ohne feste Stundenzahl gilt gesetzlich eine Vermutung von 20 Wochenstunden — das kann teuer werden.
• Vergütung: Grundgehalt, Zuschläge (Nacht, Sonntag, Feiertag), Umgang mit Überstunden.
• Urlaub: gesetzlich mindestens 20 Tage bei Fünf-Tage-Woche, marktüblich in der Pflege deutlich mehr.
• Kündigungsfristen und Verweis auf die geltende Ordnung (Tarifanlehnung, siehe unten).

Ein mündlich geschlossener Arbeitsvertrag ist wirksam — aber die wesentlichen Bedingungen müssen Sie nach dem Nachweisgesetz schriftlich niederlegen und aushändigen, die Kernangaben sogar am ersten Arbeitstag. Ein sauberer schriftlicher Vertrag erledigt beides in einem Aufwasch.

TVöD-Anlehnung: ja oder nein?

Als frisch gegründeter Dienst sind Sie in aller Regel nicht tarifgebunden. Sie haben also die Wahl. Seit September 2022 gilt jedoch: Wer Pflegekräfte beschäftigt und mit den Kassen abrechnen will, muss die Tariftreueregelung nach § 72 SGB XI einhalten — die Entlohnung muss mindestens auf dem Niveau eines einschlägigen Tarifvertrags oder der regional üblichen Entlohnung liegen. Faktisch ist Bezahlung „irgendwie frei nach Bauchgefühl” damit vom Tisch.

Praktisch heißt das für die meisten kleinen Dienste: eine Anlehnung an den TVöD-P (Pflege) oder einen anderen einschlägigen Tarif. „Anlehnung” bedeutet, dass Sie die Tabellenwerte, Eingruppierung und Stufenlogik als Orientierung übernehmen, ohne sich vollständig an den gesamten Tarifvertrag zu binden. Vorteile: Sie erfüllen die Tariftreue nachweisbar, sind für Bewerber attraktiv und ersparen sich endlose Gehaltsdiskussionen. Der Preis ist etwas weniger Flexibilität nach unten. Für die Kalkulation gilt: Rechnen Sie die Tarifsteigerungen und Stufenaufstiege von Anfang an ein.

Tag 1–3 der Beschäftigung: Die Meldepflichten mit harten Fristen

Sobald jemand tatsächlich anfängt zu arbeiten, laufen mehrere Uhren gleichzeitig. Diese Fristen sind nicht verhandelbar, und einige greifen vor dem ersten Arbeitstag.

• Sofortmeldung an die Deutsche Rentenversicherung: In der Pflegebranche gehört die ambulante Pflege zu den Wirtschaftszweigen mit Sofortmeldepflicht (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Diese Meldung muss spätestens bei Beschäftigungsaufnahme erfolgen, also am ersten Arbeitstag vor Arbeitsbeginn — nicht danach. Sie dient der Schwarzarbeitsbekämpfung.
• SV-Anmeldung (reguläre Anmeldung zur Sozialversicherung) bei der zuständigen Krankenkasse des Mitarbeiters mit der ersten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen. Diese Anmeldung übernimmt in der Praxis meist der Steuerberater oder Ihre Lohnsoftware — die Sofortmeldung ist davon getrennt und darf nicht mit ihr verwechselt werden.
• Mitgliedschaft und Lohnnachweis bei der BGW: Neue Beschäftigte werden über den jährlichen digitalen Lohnnachweis erfasst; die grundsätzliche Betriebsanmeldung sollte, wie oben erwähnt, längst erledigt sein.

Damit die Sofort- und SV-Anmeldung überhaupt möglich sind, brauchen Sie vom neuen Mitarbeiter vor dem ersten Tag eine kleine Datensammlung:

• Sozialversicherungsnummer (oder Geburtsdaten zur Vergabe)
• Steuer-Identifikationsnummer
• Angaben zur Krankenkasse
• Bankverbindung
• Nachweis über Berufsabschluss/Qualifikation (bei Fachkräften)
• ggf. Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis
• Masernschutznachweis (Nachweispflicht nach Infektionsschutzgesetz für Beschäftigte in der Pflege)
• erweitertes Führungszeugnis, sofern in Ihrer Konstellation gefordert

Legen Sie diese Unterlagen nicht lose ab, sondern strukturiert — das führt direkt zur nächsten Etappe.

Tag 1–60: Die digitale Personalakte richtig aufbauen

Viele Dienste starten mit einem Ordner im Schrank und einem Stapel Kopien. Das rächt sich spätestens bei der ersten MDK-Prüfung, beim ersten Krankheitsfall oder wenn die Steuerberatung Unterlagen anfragt. Bauen Sie die Personalakte von Anfang an digital und einheitlich auf — für einen wachsenden Dienst ist das keine Kür, sondern Grundlage.

Eine vollständige Personalakte gliedert sich sinnvoll in:

• Stammdaten: Vertrag, Nachweisdokument, Personalfragebogen, SV- und Steuerdaten.
• Qualifikation und Pflichtnachweise: Berufsurkunde, Fort- und Weiterbildungen, Masernschutz, Erste-Hilfe, ggf. Führungszeugnis, Nachweise nach § 71 SGB XI.
• Arbeitszeit und Abwesenheiten: Arbeitszeiterfassung, Urlaubskonto, Krankmeldungen (AU).
• Lohn und Entgelt: Eingruppierung, Gehaltsänderungen, Abrechnungen.
• Kommunikation und Personalführung: Abmahnungen, Zielvereinbarungen, Mitarbeitergespräche.

Zwei Dinge sind dabei entscheidend. Erstens die Trennung sensibler Daten: Gesundheitsdaten, insbesondere AU-Bescheinigungen und Angaben zu Erkrankungen, gehören besonders geschützt und sollten nicht für jeden zugänglich in der allgemeinen Akte liegen. Zweitens die Zugriffskontrolle: In einem Ein-Personen-Backoffice mag das trivial wirken, aber sobald eine Bürokraft oder PDL hinzukommt, müssen Sie steuern können, wer was sieht.

Faustregel für die Personalakte: Alles, was Sie im Streitfall vor Gericht oder bei einer Prüfung vorlegen müssten, muss belegbar, datiert und wiederauffindbar sein. Ein durchsuchbares digitales System schlägt jeden Aktenschrank.

Genau hier setzen HR-Werkzeuge für kleine Dienste an. Lohni etwa bildet die digitale Personalakte, die TVöD-nahe Lohnvorbereitung und die Übergabe an den Steuerberater in einem System ab — mit Servern in Deutschland und Ausrichtung an DSGVO und § 26 BDSG. Wer von Tag 1 strukturiert startet, muss später nichts mühsam nachdigitalisieren.

Tag 30–90: Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und laufender Betrieb

Die Lohnabrechnung ist der Bereich, an dem sich zeigt, ob Ihre Vorarbeit sitzt. Klären Sie mit Ihrer Steuerberatung eine klare Arbeitsteilung — typischerweise so:

• Sie liefern monatlich die abrechnungsrelevanten Daten: Stunden, Zuschläge, Überstunden, Krankheits- und Urlaubstage, Änderungen bei Stammdaten oder Gehalt.
• Der Steuerberater erstellt die Entgeltabrechnung, übernimmt die SV-Meldungen, die Lohnsteueranmeldung und die Beitragsnachweise an die Krankenkassen.
• Gemeinsam vereinbaren Sie feste Stichtage: bis wann Ihre Daten vorliegen müssen, damit Löhne pünktlich fließen und die SV-Beiträge zum Fälligkeitstermin (drittletzter Bankarbeitstag des Monats) gezahlt werden.

Der häufigste Reibungspunkt ist das Datenformat. Wenn Sie Stunden als handschriftliche Zettel und Änderungen per Zuruf liefern, entstehen Rückfragen, Fehler und Verzögerungen. Eine Lohnvorbereitung, die geprüfte, strukturierte Daten exportiert, spart auf beiden Seiten Zeit — und reduziert Ihr Haftungsrisiko bei Fehlern.

Parallel läuft ab Tag 30 der normale HR-Alltag an, der jetzt Routine werden sollte:

• Onboarding und Einarbeitung dokumentieren: strukturierte Einarbeitungsphase, Einweisung in Hygiene, Datenschutz, Arbeitssicherheit (BGW-Vorgaben), Dokumentationssysteme.
• Arbeitszeiterfassung verlässlich führen — seit dem BAG-Beschluss von 2022 sind Arbeitgeber grundsätzlich zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet.
• Probezeitgespräch rechtzeitig vor Ablauf der sechs Monate ansetzen. Eine Kündigung in der Probezeit muss vor Fristablauf zugehen — planen Sie den Puffer ein.
• Beschäftigtendatenschutz im Blick behalten: Erheben Sie nur Daten, die Sie für das Arbeitsverhältnis wirklich brauchen (Grundsatz der Datenminimierung), informieren Sie neue Mitarbeiter über die Verarbeitung ihrer Daten, und regeln Sie Aufbewahrung und Löschung. § 26 BDSG ist hier Ihr Maßstab.

Ihre Checkliste für die ersten 90 Tage

Zum Mitnehmen — die Punkte, die wirklich abgehakt sein müssen:

• Betriebsnummer beantragt
• Bei der BGW angemeldet (innerhalb einer Woche nach Betriebseröffnung)
• Steuerberater/Lohnabrechnung geklärt, Datenformat und Stichtage vereinbart
• Rechtssicherer Arbeitsvertrag aufgesetzt (Nachweisgesetz beachtet)
• Entscheidung TVöD-Anlehnung getroffen, Tariftreue nach § 72 SGB XI erfüllt
• Personaldaten vor dem ersten Tag vollständig erhoben
• Sofortmeldung am ersten Arbeitstag vor Arbeitsbeginn
• SV-Anmeldung veranlasst
• Masernschutz und Pflichtnachweise geprüft und abgelegt
• Digitale Personalakte strukturiert angelegt, sensible Daten getrennt
• Arbeitszeiterfassung eingerichtet
• Probezeitgespräch terminiert

Der Start als Arbeitgeber wirkt aus der Ferne wie ein Berg. Aus der Nähe ist es eine überschaubare Liste mit klaren Fristen. Wer die ersten 90 Tage sauber aufsetzt — Verträge, Meldungen, Akte, Abrechnung —, spart sich später das teure Nachbessern und kann sich auf das konzentrieren, worum es eigentlich geht: gute Pflege. Und wenn eine Frage auftaucht, für die dieser Fahrplan zu grob ist, holen Sie sich im Zweifel fachkundigen Rat. Das ist keine Schwäche, sondern Teil eines professionellen Betriebs.