TVöD-Anlehnung 2026: Was ambulante Pflegedienste jetzt umstellen müssen

Wenn sich die Entgelttabellen des TVöD ändern, betrifft das nicht nur kommunale Arbeitgeber, sondern auch jeden ambulanten Pflegedienst, der seine Gehälter „in Anlehnung an den TVöD” zahlt. Genau hier entstehen jedes Jahr die gleichen, teuren Fehler — von der verpassten Erhöhung bis zur falsch berechneten Nachzahlung. Dieser Beitrag zeigt Ihnen konkret, was 2026 auf Sie zukommt und wie Sie sauber umstellen.

Was sich mit der neuen Entgelttabelle ändert

Der Tarifabschluss für den öffentlichen Dienst wirkt sich in mehreren Wellen aus. Für die Pflege sind zwei Bewegungen entscheidend: die prozentuale Anhebung der Tabellenentgelte und die häufig separat geregelten Pflegezulagen. Für 2026 sollten Sie in Ihrer Planung mit einer weiteren Erhöhungsstufe rechnen, die die vorangegangene Tarifrunde für dieses Jahr vorgesehen hat.

Praktisch heißt das für Ihren Betrieb:

• Die Grundentgelte in allen Entgeltgruppen und Stufen steigen — sowohl als Prozentsatz als auch teils über einen festen Sockelbetrag.
• Zulagen und Zuschläge, die sich prozentual vom Tabellenentgelt ableiten (etwa Wechselschicht-, Schicht- und Sonntags-/Feiertagszuschläge), steigen automatisch mit.
• Die Jahressonderzahlung bemisst sich an den Bezügen bestimmter Monate — ein höheres Monatsentgelt hebt also mittelbar auch die Sonderzahlung am Jahresende an.

Merksatz: Eine Tariferhöhung ist nie nur eine neue Zahl im Grundgehalt. Sie zieht Zulagen, Zuschläge und Jahressonderzahlung mit — wer nur das Grundentgelt anpasst, rechnet zu niedrig.

Wichtig zur Einordnung: Die exakten Euro-Beträge und Prozentsätze entnehmen Sie stets der amtlichen, aktuell gültigen Entgelttabelle (TVöD-P bzw. VKA). Die folgenden Zahlen in diesem Artikel sind Beispielwerte zur Veranschaulichung und keine verbindliche Grundlage für Ihre Abrechnung.

Warum die dynamische Verweisklausel die Erhöhung auslöst

Ob eine Tariferhöhung Ihre Mitarbeiter überhaupt automatisch erreicht, entscheidet sich nicht im Tarifvertrag, sondern in Ihrem Arbeitsvertrag. Ausschlaggebend ist die Formulierung der Verweisklausel:

• Dynamische Verweisung: „Es gelten die Bestimmungen des TVöD (VKA) in ihrer jeweils gültigen Fassung.” Hier wirkt jede Tarifänderung — auch die Erhöhung 2026 — automatisch, ohne dass Sie einen neuen Vertrag oder eine Änderungsvereinbarung brauchen.
• Statische Verweisung: „Es gilt der TVöD in der Fassung vom [Datum].” Diese Bindung friert den Stand ein. Erhöhungen greifen dann nicht automatisch — und wenn Sie sie freiwillig zahlen, sollten Sie das bewusst und dokumentiert tun.

Für ambulante Dienste ist die dynamische Klausel der Regelfall und in der Praxis auch die pflegeleichteste Lösung: Sie müssen keine Verträge nachziehen, aber Sie müssen die Erhöhung tatsächlich umsetzen. Eine dynamische Klausel im Vertrag und ein unveränderter Gehaltslauf sind ein Widerspruch, der spätestens bei einer Prüfung oder einem Arbeitsgerichtsverfahren auffällt.

Prüfen Sie zuerst, welche Klausel in Ihren Verträgen steht. Davon hängt ab, ob 2026 eine automatische Pflicht oder eine bewusste Entscheidung ist.

Ein Sonderfall lohnt der Aufmerksamkeit: Wenn ältere Verträge auf frühere Tarifwerke (etwa den BAT) verweisen oder unklare Mischformulierungen enthalten, klären Sie die Auslegung, bevor Sie umstellen. Im Zweifel ist eine saubere, einheitliche dynamische Klausel für den ganzen Betrieb die tragfähigere Basis.

Die relevanten Entgeltgruppen und Stufen

Für ambulante Pflegedienste spielt sich das Wesentliche in der Entgeltordnung Pflege (TVöD-P) ab. Die für Sie zentralen Gruppen:

• P 7: die typische Eingruppierung für examinierte Pflegefachkräfte (dreijährige Ausbildung) in der regulären Tätigkeit.
• P 8 / P 9: für Fachkräfte mit herausgehobenen oder besonders verantwortungsvollen Aufgaben, etwa mit erweiterter Verantwortung oder Spezialqualifikation.
• P 6: häufig für Pflegekräfte mit einjähriger Ausbildung (Pflegeassistenz/Pflegehilfe mit entsprechender Qualifikation).
• P 5: für Pflegehilfskräfte in einfacheren Tätigkeitsprofilen.

Innerhalb jeder Gruppe verläuft die Vergütung über Stufen 1 bis 6, die die Berufserfahrung abbilden. Die Stufenlaufzeiten sind gestaffelt: Der Aufstieg von Stufe 1 nach 2 erfolgt vergleichsweise schnell, die späteren Stufen erfordern jeweils mehrere Jahre einschlägiger Tätigkeit. Für die korrekte Eingruppierung müssen Sie also zwei Dimensionen sauber führen: die richtige Entgeltgruppe (nach Tätigkeit und Qualifikation) und die richtige Stufe (nach anrechenbarer Erfahrung).

Ein praktischer Fallstrick bei Neueinstellungen: einschlägige Vorbeschäftigung kann eine höhere Einstiegsstufe rechtfertigen. Wer das übersieht, gruppiert dauerhaft zu niedrig ein und riskiert Nachforderungen. Wer es großzügig und undokumentiert handhabt, verschenkt Geld. Beides lässt sich mit einer sauberen Personalakte vermeiden — Qualifikationsnachweise, Beschäftigungszeiten und das Eingruppierungsdatum gehören dort dokumentiert.

Der teuerste Fehler: Tariferhöhung und Stufenaufstieg im selben Jahr

Der mit Abstand häufigste Rechenfehler entsteht, wenn zwei Effekte im selben Jahr zusammentreffen: die allgemeine Tariferhöhung und ein individueller Stufenaufstieg eines Mitarbeiters. Beide erhöhen das Entgelt — aber aus unterschiedlichen Gründen und oft zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Wer nur einen der beiden Effekte bucht, zahlt falsch.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung (fiktive Zahlen):

• Eine Pflegefachkraft ist in P 7, Stufe 3 eingruppiert und verdient nach alter Tabelle beispielhaft 3.400 € im Monat.
• Zum 1. April erreicht sie durch Erfüllung der Stufenlaufzeit Stufe 4 — in der alten Tabelle beispielhaft 3.560 €.
• Zum 1. März ist zusätzlich die Tariferhöhung wirksam geworden, die alle Werte um beispielhaft 3,8 % anhebt.

Wer jetzt nur „die neue Tabelle einträgt”, aber übersieht, dass zum April zusätzlich der Stufensprung fällig ist, zahlt weiterhin auf Stufe-3-Niveau. Umgekehrt bucht mancher den Stufensprung anhand der alten Tabellenzahl (3.560 €) und vergisst, dass ab März auch Stufe 4 bereits erhöht ist. Korrekt ist: Ab April gilt Stufe 4 der neuen Tabelle — also 3.560 € plus 3,8 %, in diesem Beispiel rund 3.695 €.

Faustregel: Erst die Tabelle aktualisieren (welche Zahlen gelten ab wann?), dann pro Mitarbeiter prüfen, ob im selben Zeitraum ein Stufenaufstieg fällt — und den Stufenwert immer aus der neuen Tabelle ziehen.

Genau solche mehrstufigen Berechnungen mit unterschiedlichen Stichtagen sind der Grund, warum diese Umstellung in Excel so fehleranfällig ist — und warum Lohni sie pro Mitarbeiter automatisch durchrechnet.

Rückwirkende Nachzahlungen — inklusive Sozialabgaben

Tariferhöhungen werden regelmäßig rückwirkend wirksam: Der Abschluss kommt später als der vereinbarte Stichtag, sodass für die zurückliegenden Monate Nachzahlungen fällig werden. Das ist kein Sonderfall, sondern der Normalfall — und er verlangt Sorgfalt.

Worauf Sie achten müssen:

• Differenz je Monat sauber ermitteln: Für jeden betroffenen Monat gilt die Differenz zwischen gezahltem und neuem Entgelt — inklusive der mitgezogenen Zuschläge und Zulagen. Bei unterschiedlichen Stichtagen (Tarif- und Stufenwirkung) kann die Differenz von Monat zu Monat variieren.
• Sozialversicherung nachträglich verbeitragen: Nachzahlungen sind beitragspflichtiges Arbeitsentgelt. Je nach Konstellation greift das Zuflussprinzip oder — bei laufendem Arbeitsentgelt für zurückliegende Zeiträume — das Entstehungsprinzip, das eine Zuordnung zu den ursprünglichen Monaten verlangt. Das beeinflusst Beitragsberechnung und mögliche Beitragsbemessungsgrenzen.
• Lohnsteuer: Nachzahlungen für abgelaufene Zeiträume gelten steuerlich häufig als sonstiger Bezug und werden entsprechend versteuert, nicht einfach als laufender Arbeitslohn des Auszahlungsmonats.
• Jahressonderzahlung nachjustieren: Ist die Bemessungsgrundlage rückwirkend gestiegen, kann auch eine bereits geleistete Jahressonderzahlung anzupassen sein.

Diese Punkte sind der Grund, warum Nachzahlungen nicht einfach als runder Bonus überwiesen werden sollten. Ihr Steuerberater braucht pro Mitarbeiter eine nachvollziehbare Monatsaufstellung der Differenzen, damit die Beiträge korrekt den richtigen Monaten zugeordnet und die Meldungen sauber abgesetzt werden können. Lohni erstellt genau diese Nachweise als saubere Übergabe — die eigentliche Lohnabrechnung bleibt beim Steuerberater.

Ihre 4-Schritte-Anleitung zur Umstellung

Damit die Umstellung 2026 geordnet und prüfsicher abläuft, gehen Sie in dieser Reihenfolge vor:

Schritt 1 — Verträge prüfen. Sichten Sie alle Arbeitsverträge auf die Verweisklausel. Halten Sie fest, welche Mitarbeiter eine dynamische und welche eine statische Bindung haben. Nur so wissen Sie, wo die Erhöhung Pflicht ist und wo eine bewusste Entscheidung ansteht. Uneinheitliche oder veraltete Klauseln notieren Sie für eine spätere Bereinigung.

Schritt 2 — Aktuelle Tabelle einlesen und Stichtage festlegen. Übernehmen Sie die amtlich gültige Entgelttabelle (TVöD-P/VKA) mit den korrekten Wirksamkeitsdaten. Notieren Sie klar, ab wann welche Werte gelten — inklusive etwaiger gestaffelter Erhöhungsschritte und Zulagenänderungen.

Schritt 3 — Pro Mitarbeiter neu berechnen. Gehen Sie jeden Beschäftigten einzeln durch:

• richtige Entgeltgruppe und Stufe bestätigen,
• prüfen, ob im Erhöhungszeitraum ein Stufenaufstieg fällt (und den neuen Stufenwert aus der neuen Tabelle ziehen),
• Zulagen, Schicht- und Wochenendzuschläge sowie die Jahressonderzahlung nachziehen.

Schritt 4 — Nachzahlungen ermitteln und übergeben. Erstellen Sie die monatsgenaue Differenzaufstellung je Mitarbeiter, dokumentieren Sie die Berechnung in der Personalakte und übergeben Sie die Werte strukturiert an Ihren Steuerberater — samt Hinweis auf die korrekte sozialversicherungs- und lohnsteuerliche Behandlung.

Wer diese vier Schritte in dieser Reihenfolge geht, macht aus einer gefürchteten Tarifrunde eine Routineaufgabe — nachvollziehbar für die nächste Prüfung und fair gegenüber dem Team.

Die Tarifrunde ist damit kein Grund zur Sorge, sondern eine planbare jährliche Aufgabe. Entscheidend ist, dass Sie strukturiert vorgehen: erst die Rechtslage im Vertrag, dann die Tabelle, dann jeder Mitarbeiter, dann die saubere Übergabe. So kommt die Erhöhung dort an, wo sie hingehört — bei Ihren Pflegekräften — und Ihr Betrieb bleibt rechtssicher.